Konferencja naukowa, warsztaty dla pracowników, przegląd muzyczny, festiwal filmowy, a nawet szkolne przedstawienie – każdy z tych eventów wymaga skrupulatnego zaplanowania. Data i miejsce wydarzenia, lista gości i ramowy program imprezy to nie wszystkie czynniki, które przesądzają o sukcesie wydarzenia. Dowiedz się, na co jeszcze warto zwracać uwagę.
Bezpieczeństwo
Priorytetem każdego organizatora eventu, bez względu na liczbę uczestników, powinno być bezpieczeństwo. Ma ono wiele wymiarów. Przede wszystkim należy zadbać o to, by w przypadku nieprzewidzianych okoliczności, jak pożar czy wybuch paniki, możliwa była szybka i sprawna ewakuacja uczestników. Jeśli impreza jest biletowana, zamiast zamykać drzwi na klucz, warto pomyśleć więc o zatrudnieniu ochroniarzy. Kolejna kwestia to bezpieczeństwo osób, które mają uświetniać wydarzenie swoją obecnością. Zarówno sama scena, jak i wyposażenie sceniczne powinny charakteryzować się wysoką jakością materiałów konstrukcyjnych oraz precyzją wykonania. Jeżeli wiesz, że nie będzie to pierwszy event, który zorganizujesz, zamiast wynajmu zdecyduj się na kupno takiego wyposażenia od solidnej firmy.
Prognoza pogody
Data imprezy przypada na ciepłe miesiące, planujesz więc jej organizację na świeżym powietrzu? Koniecznie sprawdź prognozę pogody. Zacznij od tej długoterminowej, by móc ocenić szanse na zrealizowanie pomysłu. Im bliżej wydarzenia, tym bardziej szczegółowe prognozy będziesz mieć do dyspozycji. Deszcz nie musi zrujnować przedsięwzięcia, jeśli dobrze się przygotujesz na taką ewentualność. Rozwiązaniem mogą okazać się specjalne namioty eventowe lub jednorazowe płaszcze przeciwdeszczowe rozdawane uczestnikom na wejściu.
Szczegółowość programu
Kolejna kwestia, o której musisz pamiętać, to program dopracowany w najdrobniejszych szczegółach. Najlepiej przygotować plan rozpisany co do minuty. Uwzględnij w nim kolejność wychodzenia na scenę, czas podawania przekąsek oraz przerwy na ewentualny networking. Jeżeli jest to konferencja czy seria spotkań ze znanymi osobami, pamiętaj o limicie czasu na każdego gościa oraz o uwzględnieniu w nim sekcji pytań i odpowiedzi.
Plan B
Każde wydarzenie to swego rodzaju żywioł – musisz liczyć się z tym, że nie wszystko pójdzie zgodnie z planem. Prelegenci mogą nie dojechać na czas, ktoś z zaproszonych gości może się w ostatniej chwili rozchorować. Dlatego oprócz planu A trzeba mieć w zanadrzu również plan B. Poszczególne bloki tematyczne konferencji czy rozmowy z twórcami filmów prezentowanych na festiwalu można w ostatniej chwili odwołać, ale w ich miejsce warto zaproponować dodatkową przerwę na kawę lub wydłużyć poprzedni panel dyskusyjny.
Logistyka działań przed eventem
Ostatnia ważna kwestia to logistyka działań, które następują w przeddzień eventu lub na kilka godzin przed jego rozpoczęciem. Trzeba pamiętać o wszystkim – od nagłośnienia, przez montaż sceny, po ustawienie krzeseł dla publiczności. Jeśli zaproszeni goście zasiądą przy stołach – warto pomyśleć o przygotowaniu wizytówek. Dobrym pomysłem będzie również wprowadzenie tymczasowego oznakowania, by każdy bez trudu odnalazł szatnię, bufet czy toaletę.
